De Raad van Afgevaardigden heeft op 10 oktober 2020 de volgende privacy verklaring vastgesteld:

De identiteit en de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke:

Big Ben Club
p/a Hagestraat 16
2011 CV Haarlem
e-mail : bestuur@bigbenclub.nl

Functionaris gegevensbescherming

De Big Ben Club heeft geen functionaris gegevensbescherming aangesteld gezien de huidige geringe omvang (< 250 leden) van de club en de aard van de opgeslagen gegevens welke geen gevoelige gegevens bevat zoals bijvoorbeeld levensovertuiging of gezondheidsgegevens.

De doeleinden en rechtsgrond van de verwerking

Wij verwerken uw gegevens binnen de Big Ben Club voor de volgende doeleinden:

• Om u als lid te informeren wat wij als club doen via het digitale tijdschrift *Asterisk dat via een mailing aan uitsluitend alle leden wordt verstrekt;
• Om u als lid toegang te kunnen verlenen tot elektronische databanken of het besloten deel van onze website;
• Het innen van de contributie;
• Het verstrekken van een uittreksel uit de ledenlijst aan andere leden om zo het contact tussen de leden onderling te bevorderen;
• Om een indruk te krijgen van het bezoek van de website.

De Big Ben Club hanteert hierbij als grondslag ‘gerechtvaardigd belang’. Dit omdat we als Big Ben Club het belangrijk vinden dat clubleden diverse gezamenlijke activiteiten kunnen ontplooien.

De (categorieën van) ontvangers van de persoonsgegevens

De Big Ben Club kent twee categorieën: leden en leden die een bestuursfunctie hebben. De leden ontvangen jaarlijks een papieren uittreksel van de ledenlijst om onderling contact en activiteiten tussen leden te bevorderen. De leden met een bestuursfunctie hebben toegang tot de ledenlijst om activiteiten te ontplooien voor de leden.

Persoonsgegevens buiten de EU of een internationale organisatie en op welke juridische grond

De Big Ben Club heeft geen plannen om uw persoonsgegevens te delen met internationale organisaties of buiten de EU te delen met organisaties. De Big Ben Club kan echter besluiten de gegevens in de cloud te gaan opslaan. Het is dan niet bekend of dat binnen of buiten de EU gebeurt.

De bewaartermijn van de gegevens

De bewaartermijn van de ledenadministratie is 30 jaar volgens artikel 37.1 van de statuten.

De rechten van de betrokkene

Wenst u als lid inzage in uw opgeslagen gegevens, dan dient het landelijk bestuur van de Big Ben Club aan deze wens volledig te voldoen.

Voor correcties in uw persoonsgegevens krachtens artikel 12.2 verenigingsreglement dient u zich te wenden tot de landelijk secretaris.

Als lid kunt u beperkingen verbinden aan uw persoonsinformatie voor zover die mag worden verstrekt aan andere leden. Die beperkingen kunt u dan in het ledenbestand laten vastleggen door de landelijk secretaris.

Wanneer een lid al zijn persoonsgegevens verwijderd wil hebben of de toestemming voor alle verwerkingen wil intrekken, dan kan hij (of zij) zich wenden tot de secretaris van de Big Ben Club. Hij of zij zal dan worden uitgeschreven als lid van de Big Ben Club.

Waarom we gegevens nodig hebben

Om lid te worden bent u op grond van artikel 12.1 van het verenigingsreglement verplicht enige persoonsgegevens te verstrekken. Als u deze gegevens niet wilt verstrekken kunt u geen lid worden van de Big Ben Club.

Klacht indienen bij de relevante privacytoezichthouder

Wanneer een lid meent dat zijn privacy wordt geschaad en dat dit binnen de Big Ben Club niet goed wordt opgelost, dan kan dit lid een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe de Big Ben Club besluiten neemt

Hoe de bestuurlijke besluitvorming geschiedt is vastgelegd in de statuten en het reglement van de Big Ben Club. De Big Ben Club maakt geen gebruik van enig geautomatiseerd besluitvormingsproces. De Big Ben Club kent wel profilering: er zijn leden met diverse machines (8 en 32 bits) en leden die lid zijn van werkgroep(en). De Big Ben Club kan deze profilering gebruiken om leden gericht bij activiteiten te betrekken.

Gegevens van andere organisaties

De Big Ben Club krijgt niet actief persoonsgegevens van andere organisaties. Als echter persoonsgegevens van derden zijn verkregen, dan registreert het bestuur tevens de bron hiervan, en of dit een openbare bron is.